Resumen: El archivo rodante sí es una solución eficiente cuando necesitas organizar, conservar y consultar documentación con mayor orden y mejor aprovechamiento del espacio. En este contenido entiendes sus ventajas, los tipos que existen, cómo se adapta a diferentes entornos y qué debes revisar antes de instalarlo en tu empresa.
El archivo rodante o también conocido como almacén modular rodante es uno de los sistemas de almacenamiento más conocidos a nivel mundial. Por medio de este se logra ordenar, clasificar, conservar y dar un manejo mucho más óptimo a toda la documentación que se considere más importante de cualquier empresa. Este puede variar en todas sus dimensiones según la necesidad del usuario.
¿Cuáles son las ventajas de un archivo rodante?
Por medio de este sistema modular es posible aumentar la capacidad de almacenamiento hasta en un 100% con respecto a las estanterías metálicas fijas y permite conservar siempre las medidas que el cliente tenga disponible para su instalación. Algunas de las ventajas de los archivadores de oficina rodantes son los siguientes: El archivo rodante también te ayuda a liberar áreas de circulación, centralizar la documentación y mantener un criterio de organización más claro, algo especialmente útil cuando la consulta de expedientes, carpetas o soportes físicos hace parte del trabajo diario.
- Cuenta con módulos móviles de accionamiento mecánico cuyo diseño permite el movimiento de todo el tren con una sola manivela sin necesidad de hacer mucho esfuerzo.
- El sistema permite revisión y mantenimiento del mismo sin necesidad de desmontar la carga.
- Diseño personalizado para lograr un máximo aprovechamiento del espacio de instalación y así lograr aumentar la capacidad de almacenamiento.
- Cuenta con chapa de seguridad en el módulo de cierre.
- Cumplimiento de los acuerdos 037 de 2002 y 049 del 2000 expedido por el Archivo General de la Nación.
- Evita cualquier filtración de líquido en su interior lo cual genera mayor protección a la documentación allí almacenada.
- El material es resistente al fuego por lo cual en caso de algún accidente todo lo que allí converge estará totalmente protegido.
- Permite una consulta más organizada de los documentos cuando la distribución interna responde al tipo de archivo que manejas.
- Facilita el crecimiento del archivo físico sin perder orden ni saturar el área disponible.
Este tipo de Archivadores pueden ser completados con elementos o accesorios tales como separadores, carpetero colgante, visores externos, visores frontales y puerta.
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¿Qué tipos de archivo rodante existen?
Lo mejor cuando adecuas un espacio, ya sea oficina, archivo u otro tipo, es identificar la necesidad de movimiento de esa información que se almacena y la cantidad de personas que estarán en constante uso de esos archivos rodantes. Te invitamos a conocer nuestro catálogo. El archivo rodante debe elegirse según el volumen documental, la frecuencia de consulta y el tipo de operación interna, porque esas variables definen qué sistema resulta más funcional para tu espacio.
- Archivo rodante manual: este sistema funciona de manera tal que la acción manual es la que da funcionamiento al archivador.
- Archivo rodante mecánico: está compuesto por varios elementos y mecanismos, entre los cuales hay cajas, timones, cadenas y ejes que le permiten a la persona que lo usa aplicar cierta fuerza y que esta se vea exponencialmente multiplicada para lograr el movimiento del sistema o archivo rodante.
Hay proyectos en los que también conviene revisar dimensiones, accesos, capacidad por módulo y configuración interna desde el inicio, ya que un diseño bien definido simplifica la operación y mejora la consulta del archivo a largo plazo.
Organización en un archivo rodante
Lo más importante de estos módulos o archivo rodante es la posibilidad que ofrece a las organizaciones, empresas e incluso hogares de procurar espacios adecuados, con buen espacio de almacenamiento y con orden en cuanto a papelería y archivo se refiere. Cuando el sistema está bien distribuido, la clasificación y recuperación de la información se vuelve más precisa, lo que influye de forma directa en los tiempos de búsqueda y en el control documental.
De acuerdo al sector al que pertenezca tu empresa será necesario tener espacios dedicados exclusivamente al almacenamiento de documentos e información confidencial que tiene alto valor para la compañía. Los archivos rodantes son la solución para esta necesidad. Esta necesidad es común en entidades administrativas, áreas jurídicas, instituciones educativas, clínicas, industrias y organizaciones que todavía requieren conservar soporte físico con criterios de acceso, custodia y trazabilidad.
¿Qué es importante tener en cuenta a la hora de ubicar un archivo rodante en alguno de tus espacios?
Independientemente de la capacidad en recursos humanos que tenga la empresa, un espacio físico adecuado para la organización de un archivo permitirá la buena gestión de la información en todo lo que concierne a procesos y registro del que hacer de la compañía. El archivo rodante funciona mejor cuando el lugar de instalación tiene una lectura clara del flujo de personas, del tipo de consulta que se realiza y del crecimiento proyectado del archivo, por eso vale la pena revisar desde el inicio la circulación, el acceso y la distribución interna del sistema.
Lo usual es que se determine un espacio o estructura física para este tipo de almacenamiento. Nuestras recomendaciones acerca de ese lugar es hacer uso de las paredes modulares que permitirán un fácil desplazamiento de las personas que trabajen allí, y una buena ubicación espacio-temporal que le dará orden a los archivos allí almacenados. Si quieres revisar una solución fabricada para este tipo de necesidad, puedes conocer nuestro archivo rodante industrial, diseñado para optimizar espacio, facilitar el movimiento del sistema y ajustarse a requerimientos puntuales de operación.
Las formas más comunes para hacer uso del archivo rodante
- Agrupación por categorías: puede ser que cada uno de los módulos este asignado a una categoría específica de acuerdo al tipo de información que maneja la empresa. Por ejemplo categoría contable, categoría know how, categoría legal, categoría recursos humanos, entre otras.
- Agrupación por áreas o departamentos: en este caso cada módulo de archivo rodante puede estar ubicado en las oficinas o pisos respectivos. De manera que exista uno para la dirección general, talento humano, producción, finanzas, marketing, comunicaciones, inventario, entre otros.
- Por estanterías: permiten el acceso de manera visual de la misma forma que manual. La recomendación es que se utilice de manera que las carpetas puedan quedar de modo colgante. Ya que al separarlas es tipo biblioteca, puede tardarse mucho más la búsqueda del archivo o documento particular.
Esta definición de uso te permite estructurar el archivo con más criterio desde el comienzo, evitando acumulación desordenada y facilitando la consulta según la lógica interna de tu empresa.
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