Archivo rodante: ventajas, diseño y usos del sistema de almacenamiento
El archivo rodante o también conocido como almacén modular rodante es uno de los sistemas de almacenamiento más conocido a nivel mundial. Por medio de este se logra ordenar, clasificar, conservar y dar un manejo mucho más óptimo a toda la documentación que se considere más importante de cualquier empresa. Este puede variar en todas sus dimensiones según la necesidad del usuario.
¿Cuáles son las ventajas de un archivo rodante?
Por medio de este sistema modular es posible aumentar la capacidad de almacenamiento hasta en un 100% con respecto a las estanterías metálicas fijas y permite conservar siempre las medidas que el cliente tenga disponible para su instalación. Algunas de las ventajas de los archivadores de oficina rodantes son los siguientes:
- Cuenta con módulos móviles de accionamiento mecánico cuyo diseño permite el movimiento de todo el tren con una sola manivela sin necesidad de hacer mucho esfuerzo.
- El sistema permite revisión y mantenimiento del mismo sin necesidad de desmontar la carga
- Diseño personalizado para lograr un máximo aprovechamiento del espacio de instalación y así lograr aumentar la capacidad de almacenamiento.
- Cuenta con chapa de seguridad en el módulo de cierre.
- Cumplimiento de los acuerdos 037 de 2002 y 049 del 2000 expedido por el Archivo General de la Nación.
- Evita cualquier filtración de líquido en su interior lo cual genera mayor protección a la documentación allí almacenada.
- El material es resistente al fuego por lo cual en caso de algún accidente todo lo que allí converja estará totalmente protegido.
Este tipo de Archivadores pueden ser completados con elementos o accesorios tales como separadores, carpetero colgante, visores externos, visores frontales y puerta.
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¿Qué tipos de archivos rodantes existen?
Lo mejor cuando adecuas un espacio, ya sea oficina, archivo u otro tipo, es identificar la necesidad de movimiento de esa información que se almacena y la cantidad de personas que estarán en constante uso de esos archivos rodantes. Te invitamos a conocer nuestro catálogo.
- Archivo rodante manual: este sistema funciona de manera tal que la acción manual es la que da funcionamiento al archivador.
- Archivo rodante mecánico: está compuesto por varios elementos y mecanismos, entre los cuales hay cajas, timones, cadenas y ejes que le permiten a la persona que lo usa aplicar cierta fuerza y que esta se vea exponencialmente multiplicada para lograr el movimiento del sistema o archivo rodante.
Organización en un archivo rodante
Lo más importante de estos módulos o archivo rodante es la posibilidad que ofrece a las organizaciones, empresas e incluso hogares de procurar espacios adecuados, con buen espacio de almacenamiento, pero también con orden en cuanto a papelería y archivo se refiere.
De acuerdo al sector al que pertenezca tu empresa será necesario tener espacios dedicados exclusivamente al almacenamiento de documentos e información confidencial que tiene alto valor para la compañía. Los archivos rodantes son la solución para esta necesidad.
¿Qué es importante tener en cuenta a la hora de ubicar un archivo rodante en alguno de tus espacios?
Independiente de la capacidad en recursos humanos que tenga la empresa, un espacio físico adecuado para la organización de un archivo permitirá la buena gestión de la información en todo lo que concierne a procesos y registro del que hacer de la compañía.
Lo usual es que se determine un espacio o estructura física para este tipo de almacenamiento. Nuestras recomendaciones acerca de ese lugar es hacer uso de las paredes modulares que permitirán un fácil desplazamiento de las personas que trabajen allí, y una buena ubicación espacio-temporal que le dará orden a los archivos allí almacenados.
Las formas más comunes para hacer uso del archivo rodante
- Agrupación por categorías: puede ser que cada uno de los módulos este asignado a una categoría específica de acuerdo al tipo de información que maneja la empresa. Por ejemplo categoría contable, categoría know how, categoría legal, categoría recursos humanos, entre otras.
- Agrupación por áreas o departamentos: en este caso cada módulo de archivo rodante puede estar ubicado en las oficinas o pisos respectivos. De manera que exista uno para la dirección general, talento humano, producción, finanzas, marketing, comunicaciones, inventario, entre otros.
- Por estanterías: permiten el acceso de manera visual de la misma forma que manual. La recomendación es que se utilice de manera que las carpetas puedan quedar de modo colgante. Ya que al separarlas es tipo biblioteca, puede tardarse mucho más la búsqueda del archivo o documento particular.
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En Tecnocinetica contamos con un equipo de expertos que diseñan, evalúan e instalan todo tipo de archivos rodantes y muebles para oficina que son hechos 100% a la medida de los usuarios. Si deseas mayor información puedes comunicarte a las líneas de atención 351 55 32 – 316 24 46 – 351 33 120