Organizadores de archivos: La clave para el orden
Almacenar información, objetos o mercancías es un proceso que requiere tiempo y dedicación. Las acciones que se realicen en esta área deben ser correctas y precisas para garantizar que todo lo que se guarde se conserve de la mejor forma. En el caso de archivos físicos aun más debido a su fragilidad y la facilidad con la que se puede perder la información, por eso en Tecnocinética te contaremos qué características deben tener los organizadores de archivos para mantener el orden a la perfección en todo momento.
Aspectos importantes de los organizadores de archivos
1. Resistencia
En primer lugar, lo más importante al momento de proteger la información es que el mobiliario que se ha escogido sea resistente. Ya sean golpes accidentales, humedad, polvo o incluso fuego si la estructura soporta y mantiene la integridad de los documentos será la indicada. Desde Tecnocinética recomendamos aleaciones metálicas como el principal material a tener en cuenta. Ya sean láminas de acero o de aluminio son una garantía de durabilidad en cualquier tipo de empresa.
2. Seguridad
Los archivadores de oficina aparte de resistentes deben ser completamente seguros, es decir, que no sean vulnerados con facilidad y que solo pueda ser accesible para el personal que se ha encargado del área, ya que pueden contener material delicado. Para esto deben contar con su propio sistema de seguridad y tiene que ser compatible con opciones de protección adicionales como candados o llaves especializadas. Los organizadores de archivos que fabricamos en Tecnocinética están diseñados para aportar un plus adicional en este campo, gracias a ello pueden combinarse con otros elementos para asegurar la confidencialidad de la información.
3. Adaptabilidad
Ya sea que se manejen grandes volúmenes de información o sean muy pocos archivos los que deban guardarse, es importante que en las soluciones de almacenamiento disponibles se cuente con aquellas que puedan adaptarse y transportarse. Este punto se orienta a que si se necesita una reestructuración del área, se cambie la ubicación de los archivos o la empresa mude sus instalaciones a otro punto, se pueda seguir contando con los organizadores de archivos.
Teniendo en cuenta lo anterior, elementos como los rodachines y las manijas facilitan que puedan ser movidos y trasladados, incluso si se encuentran llenos de documentos. En Tecnocinética también manejamos una solución viable para este aspecto. Así, el archivo rodante es una manera práctica de que la empresa tenga sus documentos al alcance y pueda disponer de ellos con seguridad en caso de ser necesario.
Conoce aquí sobre el almacenamiento de mercancía.
Ventajas de usar organizadores de archivos
Sobretodo en el sector empresarial, es de vital importancia almacenar adecuadamente los archivos ya que permite mayor organización y competitividad a nivel interno y de gestión.
Algunas ventajas de usar organizadores de archivos son:
-Localizar de manera fácil y rápida todos los archivos que se necesiten.
-Fácil acceso a documentos e información diversa que pueda ser útil o necesaria para el personal.
-Ahorro de tiempo, dinero y personal ya que diversas tareas se hacen mucho más eficientes al no requerir de búsquedas tediosas.
-Mayor determinación al momento de tomar decisiones, ya que se tiene la información a la mano.
-Ahorro en el mantenimiento y gestión de documentos.
-Optimización del espacio dentro de las instalaciones.
-Identificación de la información que debe ser conservada y la que no debido a factores de utilidad y pertinencia.
-Mayor control sobre el acceso a información y mayor cuidado con la información confidencial.
-Identificación fácil de copias innecesarias o documentos e información obsoleta.
Organizadores de archivos en lámina CR
Los organizadores de archivos de Tecnocinética están elaborados en lámina CR, que es un producto de acero que se obtiene por laminación en frío de bobinas o bandas en caliente mediante reducción mecánica de espesor (estiramiento) y aplicando tratamientos térmicos para obtener características finales que aportan gran resistencia a las estructuras.
Algunas de las ventajas de este material son:
-Es totalmente reciclable y biodegradable, es decir, no contaminante. Una gran ventaja para implementarlo en tu empresa.
-Tiene gran durabilidad y más aun si se le trata adecuadamente. En el caso de los organizadores de archivos, es ideal no arrastrarlos mucho y no tirar los cajones con mucha fuerza, para lograr que duren por muchos años.
-No es pesado.
-Es muy resistente a todo tipo de factores externos como el calor, por ejemplo.
-Absorbe grandes cantidades de energía.
Organizadores de archivos con Tecnocinética
Las tres características principales que hemos repasado en nuestro artículo son los pilares para garantizar el orden y la seguridad de los archivos. Sin embargo, también es fundamental contar con un proveedor que sea confiable y brinde las garantías necesarias.
En Tecnocinética nos hemos especializado en el diseño funcional, así, contando con los tres pilares claves diseñamos, fabricamos e instalamos organizadores de archivos de alta calidad. Contáctenos para comenzar a trabajar en su proyecto y asegurar la información vital para su compañía.