¿Para qué sirven las planotecas?
Las planotecas aparte de ser una solución de almacenamiento eficaz, son elementos esenciales para guardar y mantener en perfecto estado los planos de una construcción. Su estructura cuenta con diseños prácticos que son ideales para almacenar este tipo de documentos de una forma segura, además permanecerán intactos a lo largo de los años. Por otra parte, este sistema permite organizar y optimizar tu tiempo.
¿Por qué es importante utilizar una planoteca?
Contar con planotecas en Medellín y en el resto de ciudades hará que todo sea más eficiente y funcional. No tendrás que preocuparte por perder o encontrar en mal estado este tipo de documentos, que son fundamentales para usar en caso de emergencia como remodelaciones, funcionamiento e instalación eléctrica o de acueductos, además son ideales para que te puedas guiar si se necesita hacer algún cambio o remodelación en la construcción.
Entre nuestros diseños están:
En Tecnocinetica contamos con dos diseños para la organización y el cuidado de los planos:
Planoteca vertical
Este elemento dispone de un carro planera, el cual se extrae para tener acceso, los planos se cuelgan mediante un porta planos de material plástico transparente. Es resistente al calor y es apto para máquinas de copiado heliográfico. Los planos se adhieren al porta plano, mediante una cinta pegante.
Planoteca horizontal
Cuenta con una estructura metálica que permite guardar en forma compacta ordenada, fácil de manejar. La consulta de los elementos se hace mediante la extracción total del cajón. Así permite la conservación de planos importantes y de gran antigüedad
¿Cuáles son sus beneficios?
Las planotecas te ofrecen beneficios eficaces como:
- Ahorrar espacios
- Es ideal para oficinas y obras
- Más económico que los sistemas tradicionales
- Tienen diferentes diseños que se adecuan a tus necesidades
¿Dónde son utilizados?
Es usado en diferentes sectores como en:
- Arquitectura
- Ingeniería
- Servicios públicos
- Hospitales
- Hoteles
- Universidades
- Minería
Tamaños de los planos
Para que tengas una idea más cercana de la importancia de para qué sirven las planotecas, vamos a hablar sobre el tamaño de los planos que se almacenan allí.
Actualmente, los tamaños de papel se designan con la letra A y un número, a esto se le llama serie A, y esta comienza desde la A0 hasta las A10 de forma consecutiva, siendo A0 el tamaño más grande y A10 el tamaño más pequeño. Por consiguiente, el A0 tiene una medida aproximada al metro cuadrado y los siguientes formatos serán la mitad de la medida anterior. En términos de las planotecas, los formatos que se almacenan allí, son principalmente los más grandes, que son A0, A1 y A3.
Ventajas y usos de las planotecas en entornos profesionales
Al ser elementos infaltables en los sectores mencionados anteriormente, queremos que conozcas los aspectos más importantes de una planoteca horizontal o vertical y sus principales usos, para así responder a la pregunta de para qué sirven las planotecas.
Almacenamiento seguro y ordenado
Cabe mencionar que la serie A también es conocida como DIN A o serie fundamental, y es una medida que está estandarizada en todo el mundo. Por lo tanto, los archivadores de oficina como las planotecas están diseñadas para almacenar diferentes tamaños de planos de forma vertical u horizontal, lo que evita el deterioro o deformación de los mismos. Esto es muy relevante, ya que de otra manera, no podrían ser guardados de forma organizada y tendrían que estar apilados con la probabilidad de que estos se dañen. Las planotecas además cuentan con un sistema de llave que permite guardar la confidencialidad y seguridad de los documentos.
Acceso eficiente a los planos
Al hablar de para qué sirven las planotecas, es importante conocer que su estructura de estanterías metálicas permite que los documentos estén organizados y etiquetados, de tal forma que su búsqueda y recuperación sea fácil. Con solo deslizar los cajones de la planoteca, es posible localizar cualquier plano de una forma rápida. Esto se contribuye a un ahorro de tiempo y mejora de la productividad en los entornos donde el acceso a la información es primordial.
Conservación de los documentos
Asegurar la conservación de los documentos, es algo muy importante para cualquier entorno u empresa, ya que estos guardan información relevante que debe poder conservarse a través del tiempo. Es así, como las planotecas están diseñadas con materiales resistentes que protegen a los planos de los agentes externos como la humedad, el polvo y otros elementos ambientales que podrían dañarlos. Esto es muy útil, sobre todo cuando hablamos de la conservación de documentos valiosos como aquellos que son de muchos años y que requieren de un cuidado particular. Y es así como la adecuada custodia de los documentos se convierte en una característica importante que da respuesta a la pregunta pará qué sirven las planotecas.
¿Qué dice la normatividad para el registro de archivos importantes?
En Colombia, por ejemplo, para el Archivo General de la Nación se dispone una normatividad que determina la información acerca del almacenamiento de planos para su buena conservación y mantenimiento. Así entonces, el uso de las planotecas no queda relegada únicamente a extensas bibliotecas, sino que tiene un perfilado uso para salvaguardar documentación importante para el país.
Así entonces los lineamientos y direccionamientos con características de las planotecas en donde se garantice la protección que prolongue la vida útil de estos documentos .
La norma NTC 5397:2005 recomienda el uso de planotecas en el Archivo General de la Nación para el adecuado almacenamiento de planos. La recomendación es que sean de tipo horizontal con algunos de los siguientes requerimientos técnicos:
- Que las planotecas tenga cada una, mínimo diez gavetas para el almacenamiento
- Lo ideal es que cada gaveta tenga un visor de acrílico que permita revisar el estado de los planos
- Las gavetas esencialmente deben tener cerradura con un buen sistema de seguridad que resguarden los documentos que allí se van a depositar
- Las planotecas deben estar aisladas de cualquier lugar donde se produzca humedad.
Planotecas para documentos de archivo con soporte de papel
En ocasiones por la cantidad de información que se dispone en las planotecas, es necesario ordenar de modo que algunos planos se encuentren en carpetas separadas la una de la otra. Así entonces la sugerencia es que para documentos históricos las carpetas sean diseñadas y fabricadas en cartulina desacidificada haciendo uso de telas de algodón como bisagra.
Cualquier adhesivo que se usó para unir las cartulinas, o en específico para dejar incluido en este espacio de las planotecas debe tener un pH neutro. Lo ideal es que se almacenen no más de cinco planos por carpeta.
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Importancia del uso de las planotecas
Este sistema de almacenamiento garantizan una buena conservación de planos, esto significa tener bajo control su correcto mantenimiento, garantizar que las condiciones ambientales y climáticas no afecten los documentos, garantizar el préstamo de estos archivos, que sean accesibles a la comunidad.
En Tecnocinética nos encargamos de diseñar tu planoteca de acuerdo a la necesidad específica que tengas en tu organización.
Escríbenos para que uno de nuestros asesores pueda solucionar las dudas que tengas al respecto y te ayude en la toma de una decisión que significará a futuro el cuidado y conservación de documentos preciados y significativos. Los archivadores de oficina Medellín son nuestra especialidad.
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